Før du starter og planlegger for fullt, kan det være lurt å sjekke om din forening eller bedrift kan gjennomføre årsmøtet digitalt. For de fleste ideelle foreninger eller selskaper er det ingen intern hindring for implementering digitalt, men selskaper bør holde styr på gjeldende lovgivning som kan endres. For svenske selskaper kan du lese mer om reglene som omhandler digitale møter på det svenske selskapsregisteret.
Det neste trinnet er å undersøke om du vil gjennomføre ditt digitale årsmøte helt digitalt. Dette betyr at delegater og sekretariater er forskjellige steder og at ingen invitasjon blir sendt til delegatene. På et såkalt hybridmøte, derimot, er det mulighet for delegater å være på stedet der møtet holdes eller fra et annet sted, det vil si en kombinasjon av et fysisk og et digitalt møte.
Begge typer møter har sine fordeler og ulemper fra forskjellige synsvinkler, og det er vanskelig å gi et generelt tips om hva din forening eller bedrift bør implementere. Full-digitale generalforsamlinger har den store fordelen at de nesten alltid kan gjennomføres som planlagt. Under korona -pandemien har dette ofte vært den eneste muligheten til å holde sitt årlige møte eller kongress.
Hybridmøter er fordelaktige ved at de dekker behovene til alle medlemmer. Både medlemmer eller aksjonærer som foretrekker å være på et fysisk sted kan gjøre det samtidig som andre medlemmer som kan bo langt unna stedet der møtet finner sted, kan delta samtidig. På denne måten øker du tilgjengeligheten, åpenheten og demokratiet til en organisasjon.
Video
Uansett om du skal holde møtet helt digitalt eller i hybridformat, må du undersøke hvilke tekniske hjelpemidler som trengs i organisasjonen. Den aller første som sjekker er hvilket videokonferanseverktøy du vil bruke. De vanligste verktøyene er:
• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet
Alle tre verktøyene fungerer omtrent like godt, og kostnaden er veldig lav. Det er en god sjanse for at organisasjonen din allerede bruker et av disse verktøyene, og da blir valget enkelt fordi funksjonaliteten ikke skiller seg vesentlig mellom de forskjellige alternativene.
Møte system
For de fleste organisasjoner er det lurt å se nærmere på et møtesystem. Fordelene med å bruke det i stedet for bare et videoverktøy er mange. I GoPlenum kan du blant annet bruke mer avanserte avstemningsprosedyrer som vektede stemmer, personvalg eller automatisk journalføring. I tillegg er det støtte for å enkelt administrere deltakere før, under og etter møtet, mens det er en klar struktur for deltakerne når de følger møtet. Klikk her for å se alle hovedfunksjonene i GoPlenum.
For store organisasjoner, foreninger og selskaper er fordelene ved å bruke møtesystemer åpenbare. Det blir lettere å holde oversikt over et stort antall deltakere, mottatte forslag, endringer og så videre. Men selv for små organisasjoner er det fordeler. For eksempel har mange av GoPlenums kunder rapportert at de har flere og flere engasjerte deltakere på sine årsmøter enn tidligere år og ser at denne trenden vil fortsette i de andre operasjonene. Et møtesystem bygger også demokratisk troverdighet og åpenhet.
Et viktig aspekt å vurdere når du velger et møtesystem er enkelhet i bruk og muligheten for støtte og opplæring, da det kan påvirke hvor lang planleggingstid du trenger før møtet. Å ha tilgang til enkle instruksjoner og støtte er viktig, og det er derfor vi opprettet vårt ressurssenter, som kontinuerlig oppdateres med informasjon.
I likhet med fysiske årsmøter er det nødvendig med forberedelser for å holde et vellykket digitalt eller hybridmøte. Informer medlemmene om at møtet enten vil være helt digitalt eller hybrid, inkludert lenker til videokonferansen. Det kan også være smart å planlegge et testmøte for de som vil prøve teknologien. Dette anbefales spesielt for styret og sekretariatet / administratorer. Med GoPlenum har alle organisasjoner tilgang til et demomøte hvor du kan teste alle funksjoner.
Importer deltakere, dokumenter, problemer og forslag til møtet ditt. Omtrent en uke før møtet er det på tide å invitere deltakere til å registrere seg og prøve å logge på møtet, da det blir lettere i løpet av møtedagen. Hvis du skal ha et hybridmøte, er det også godt å sjekke at rommet du skal bruke har et godt nok nettverk til å håndtere mengden deltakere du forventer å delta på stedet.
Begynn å ta opp deltakerne i videokonferanseverktøyet omtrent 60 minutter før møtet begynner. Ett forslag er å starte møtet med å gjenta generelle instruksjoner om verktøyene du bruker, og deretter gjennomføre en testavstemning og testanrop. Deretter er det bare å gjennomføre møtet som planlagt.
Nå er møtet fullført, og forhåpentligvis har det vært en stor suksess. Etter møtet må dokumentene gjennomgås og settes sammen til referater. For å forenkle denne prosessen har GoPlenum et protokolldokument som er automatisk generert og tilgjengelig for nedlasting etter at møtet har funnet sted.
Det siste trinnet i å holde et digitalt årsmøte er faktisk knyttet til å undersøke hva som gikk bra og hva som kan forbedres for neste møte. Spør gjerne medlemmer / aksjonærer / deltakere og administratorer hva de syntes om prosessen og skriv ned tiltak for neste møte.
