Dersom din forening har vedtatt å holde årsmøte med digitale hjelpemidler, kan det være lurt å sjekke hvilke spesielle forberedelser du må gjøre. De samme reglene for hva møtet skal inneholde gjelder uavhengig av om møtet foregår digitalt, fysisk eller i hybridformat. I denne artikkelen går vi ikke gjennom alt som en generalforsamling skal inneholde (det er mange andre gode artikler som går gjennom dette) men fokuserer på de delene som er unike for det digitale formatet.
På heldigitale og hybride møter må deltakerne kunne kommunisere med hverandre, så første steg er å sørge for at foreningen din har en form for skjermdelingsverktøy. Dette er gode alternativer:
• Google Meet
• Zoom
• Microsoft Teams
Alle verktøy er like i funksjonalitet og hvilke du velger er ikke særlig avgjørende for gjennomføringen av møtet. I hybridmøter kan det også være en idé å ha ekstern høyttaler, webkamera med mikrofon og videoskjerm slik at deltakerne som deltar på stedet kan se og samhandle med de digitale deltakerne. Glem heller ikke å sjekke at det er internettforbindelse i rommet du har tenkt å gjennomføre møtet fra.
Neste steg er å velge et system å gjennomføre årsmøtet i. Det er selvsagt mulig å gjennomføre årsmøtet uten dette men lite praktisk. Det som er viktig å huske på ved valg av system er å velge et som dekker behovene til din forening og som letter gjennomføring og administrasjon etter årsmøtet. Vanlige funksjoner du ofte trenger er personalvalg, saksvalg, ringe og talerliste . GoPlenum har selvfølgelig alle disse funksjonene og flere til, hele funksjonslisten kan leses her.
Avhengig av hvilket system du har valgt, kan dette trinnet se litt annerledes ut. I de fleste tilfeller må du imidlertid opprette et møte, sette opp en agenda med forslag, legge til deltakere og sende ut invitasjoner. Det er best å sende ut invitasjonen ca 7-10 dager før møtet finner sted, slik at deltakerne rolig kan registrere seg og prøve å logge på.
Det siste du ønsker skal skje i løpet av møtedagen er å få tekniske problemer, enten det dreier seg om ytre forhold eller håndteringsfeil. Derfor anbefaler vi vanligvis at møtelederne ved minst en anledning tar og øver på håndtering. Å lære et nytt system kan ta litt tid, og vi anbefaler på det sterkeste at møteadministratorer vurderer så mye som mulig. For å lette læringen har GoPlenum flere støtteartikler som går gjennom alle funksjonene i systemet. Sjekk til slutt at alt annet teknisk utstyr fungerer før du starter.
Denne delen er faktisk den enkleste hvis du har gjort de riktige forberedelsene. Forskjellen mellom et digitalt, hybrid eller fysisk møte trenger ikke være så stor. Bruker du møteverktøy skal møtet gå enda smidigere ved hjelp av alle funksjoner. For å skape et bedre møtemiljø på digitale møter eller hybridmøter er det viktig at de deltakerne som ikke har ordet i dag får skrudd av mikrofonen.
Når årsmøtet er avholdt, gjelder de samme rutinene for et fysisk møte som et digitalt. Den eneste forskjellen er at i enkelte verktøy, inkludert GoPlenum, kan du få et protokolldokument over møtet som genereres automatisk. I den dokumentasjonen kan du se all informasjon om for eksempel stemmer, taletid og endringsforslag. Det kan hjelpe i utarbeidelsen av protokollen.
